Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 Tahun 2012 tentang “Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi sebagai informasi publik di lingkungan Pendidikan dan Kebudayaan” dijelaskan bahwa tujuan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan adalah: (a). menjamin arsip dan dokumentasi serta informasi publik yang autentik dan terpercaya serta dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien; (b). menjamin arsip dan dokumentasi yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan; (c). meningkatkan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi public untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas; (d). menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; (e). menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip dan dokumentasi serta informasi publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan; (f). menjamin keselamatan dan keamanan arsip dan dokumentasi serta informasi publik sebagai bukti pertanggungjawaban di bidang pendidikan dan kebudayaan sebagai identitas dan jati diri bangsa; (g). menjamin keamanan dan keselamatan aset Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan; (h). meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Mengacu pada tujuan tersebut diatas maka Bagian Kearsipan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud senantiasa melakukan upaya untuk meningkatkan kapasitas dan kapabilitas dalam pengelolaan kearsipan di lingkungan Kemendikbud. Upaya tersebut diantaranya dengan melakukan pembinaan berupa pelatihan-pelatihan terhadap sumber daya manusia yang terlibat langsung dalam tata kelola kearsipan. Termasuk juga dengan menyusun petunjuk teknis pengelolaan kearsipan agar dapat digunakan sebagai pedoman yang terpadu dalam mengelola arsip di lingkungan Kemendikbud.
Oleh karenanya pada tanggal 17 - 19 Maret 2016 bertempat di Fave Hotel, Bogor, Bagian Kearsipan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud telah mengadakan kegiatan program pengawasan internal kearsipan. Dalam kegiatan ini telah diambil kebijakan untuk membentuk TIM Pengawas Internal Kearsipan. Dimana tim ini akan bekerja sama dengan inspektorat jenderal dalam pelaksanaan tugasnya. Fungsi dibentuknya tim ini agar pengelolaan kearsipan di tiap satker di Kemendikbud dapat dikelola dengan lebih baik.
Pelatihan, pembuatan juknis , pembentikan tim dan upaya-upaya lain yang dilakukan adalah dalam rangka mempersiapkan dan mengantisipasi kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang pesat sehingga menyebabkan perubahan tata kelola kegiatan unit organisasi dalam pengelolaan administrasinya, salah satunya adalah dengan penggunaan komputer. Maka perubahan ini juga akan berdampak pada perubahan bentuk, jenis dan model arsip dan dokumentasi, sehingga juga berdampak pada perubahan system pengelolaanya. Perubahan yang dimaksudkan adalah adanya pergeseran bentuk arsip dan dokumentasi dari arsip dan dokumen berupa kertas menjadi arisp dan dokumen berupa dokumen file digital dan arsip audio visual.(Andik Purwanto)