Koordinasi Penyusuanan SOP Penanganan Jaringan Di Lingkungan Biro Umum

Biro Umum dan PBJ
10-Mar-2016
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan, Biro Umum melaksanakan pengelolaan keuangan dan gaji, urusan ketatausahaan, pembinaan dan pengelolaan persuratan dan kearsipan, barang milik negara, serta kerumahtanggaan dan keprotokolan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Dalam Permendikbud tersebut juga diuraikan fungsi yang harus diselenggarakan oleh Biro Umum, yaitu: (a).   pelaksanaan pengelolaan keuangan dan gaji; (b). pelaksanaan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal; (c).   pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan keprotokolan; (d). pembinaan dan pengelolaan barang milik negara, persuratan, dan kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan; (e). penatausahaan barang milik negara Biro; dan (f).   pelaksanaan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Sekretariat Jenderal. 

Mencermati tugas dan fungsi Biro Umum sebagaimana tertuang dalam Permendikbud tersebut, maka dapat terlihat luas dan beragamnya cakupan bidang pekerjaan yang harus diselenggarakan. Maka perlu dilakukan suatu upaya yang intensif agar semua tugas dan fungsi tersebut dapat terselenggara dengan lebih baik. Dan salah satu terobosan yang dapat dilakukan adalah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk mendukung pelaksanaan program-program yang diselenggarakan.

Saat ini di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud telah dioperasionalkan dan sedang dikembangkan beberapa program berbasis TIK, diantaranya: (a). e-office; (b). Aplikasi Manajemen Aset; (c). Aplikasi SPP-SPM; (d). Website Biro Umum; (e). Aplikasi SPAD; (f) Data Center dan lain-lain. Dimana kesemua program-program tersebut sangat membutuhkan dukungan infrastruktur jaringan yang memadai, baik jaringan internet maupun jaringan intranet.  

Oleh karenanya sangat diperlukan suatu kerjasama dan kolaborasi antara pihak-pihak yang terlibat dalam memberikan support agar semua program-program di Biro Umum dapat berjalan dengan baik. Untuk memberikan acuan/pedoman kepada para pihak dalam melakukan kerjasama dan kolaborasi dalam menangani masalah jaringan ini, maka diperlukan menyusun SOP (Standart Operating Procedure) penanganan jaringan. Jadi SOP Jaringan di Biro Umum adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh Tim TIK Biro Umum dalam memberikan layanan penaanganan masalah jaringan berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. 

Dengan adanya SOP maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit, tumpeng tindih dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Pada akhirnya diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh Tim TIK Biro Umum, baik secara internal di bagian masing-masing maupun kepada seluruh stake holder dan masyarakat umum. (Andik Purwanto)