Dalam rangka peningkatan layanan di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud, akan dilakukan pembenahan prosedur dalam hal pengerjaan SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan SPM (Surat Perintah Membayar). Pembenahan yang dimaksudkan adalah pengubahan mekanisme pengerjaan SPP dan SPM.
Kondisi saat ini bahwa SPP dikerjakan secara terpusat di Bagian Keuangan dan Gaji dan dilakukan proses sampai dengan SPM keluar, jadi masing-masing bagian cukup menyediakan data awal saja. Mekanisme ini akan dilakukan pembenahan, yaitu direncanakan bahwa SPP akan dikerjakan di masing-masing bagian oleh staff yang ditugaskan sebagai operator SPP.
Pembenahan lainnya adalah dari sisi infrastruktur dan skenario implementasi aplikasi SPP dan SPM. Sebelumnya secara teknis aplikasi SPP – SPM dijalankan secara local di komputer-komputer yang ada di Bagian keuangan dan Gaji Gedung C lantai 15, dimana salah satu difungsikan sebagai computer server dan yang lainnya sebagai client. Model implementasi yang dilakukan secara local tersebut akan memiliki kelemahan-kelemahan, diantaranya: (1) Hanya dapat diakses di komputer yang ada di kantor yang terkoneksi jaringan secara lokal. (2) Hanya dapat diakses ketika berada di kantor.
Dengan scenario bahwa masing-masing bagian nantinya akan mengerjakan data SPP sendiri-sendiri, maka aplikasi SPP harus dapat diakses di masing-masing bagian juga. Untuk mengatasi masalah tersebut maka dilakukan pembenahan di infrastruktur jaringannya, yaitu dengan memasang server Aplikasi SPP dan SPM pada system on line. Dengan demikian maka Aplikasi SPP dan SPM dapat diakses dari manapun dan kapanpun.
Untuk mendukung keamanan data dan system Aplikasi SPP-SPM yang di on line kan, maka akses ke Aplikasi SPP-SPM dilakukan melalui jalur khusus yaitu dengan menggunakan VPN (Virtual Privat Network). Dengan system ini maka yang dapat mengakses aplikasi SPP-SPM hanya user yang sudah di set dan menggunakan computer yang sudah di set.
Dalam rangka melakukan sosialisasi terhadap pembenahan mekanisme SPP dan SPM ini, maka pada tanggal 10 Pebruari 2016 Bagian Keuangan dan Gaji mengundang staff dari bagian-bagian lain yang ditugaskan sebagai Operator SPP. Dalam acara tersebut dikenalkan konsep implementasi Aplikasi SPP-SPM yang baru, termasuk diajarkan tata cara untuk mengakses Aplikasi SPP-SPM secara on line. (Andik Purwanto)