Pada tanggal 10 Februari 2016 telah dilakukan pertemuan dalam rangka sosialisasi dan koordinasi terkait pembenahan mekanisme SPP-SPM di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Dalam pertemuan tersebut telah disampaikan rencana pembenahan mekanisme pengerjaan SPP, dimana sebelumnya dilakukan terpusat di Bagian Keuangan dan Gaji di lantai 15 kemudian akan dilakukan dimasing-masing bagian melalui akses server secara on line. Pada kesempatan tersebut peserta yaitu operator SPP dari masing-masing bagian di installkan aplikasi SAS di laptop yang telah disipakan kemusian di simulasikan penerapannya. Mulai dari akses server on line melalui mekanisme VPN sampai dengan login dan masuk ke aplikasi SAS 2016.
Pada pertemuan tersebut Bapak Supriyadi, SE, MM Kepala Sub Bagian Keuangan Biro Umum menetapkan bahwa pada minggu ke-2 Februari 2016 adalah masa uji coba system dan minggu ke-3 Februari 2016 sudah mulai diimplementasikan. Pada masa uji coba seluruh operator pada masing-masing bagian dipersilahkan untuk menguji system on line yang telah disiapkan sekaligus mempelajari mekanisme aplikasi dan teknis input data serta operasional aplikasi SPP-SPM pada Aplikasi SAS 2016.
Menindaklanjuti kesepakatan pada pertemuan tersebut maka mulai hari senin tanggal 15 Februari 2016 Ti TIK Biro Umum telah berkoordinasi dengan koordinator dan pengguna aplikasi SPP-SPM untuk melakukan persiapan-persiapan yang diperlukan. Yang telah dilakukan adalah menginstall aplikasi SAS 2016 pada semua laptop dan komputer (PC) yang digunakan untuk mengerjakan SPP dan SPM di semua bagian. Termasuk melakukan installasi dan setting system VPN (Virtual Privat Network) pada komputer-komputer tersebut, serta melakukan setting koneksi internetnya hingga siap digunakan. Hal ini untuk memudahkan para operator dalam penggunannya dan perlu melakukan setting lagi dan tinggal menjalankan saja.
Untuk menjamin keamanan system maka nantinya yang dapat mengakses adalah hanya komputer yang telah disetting dan oleh operator yang telah dibuatkan hak kases saja. Maka selanjutnya setelah semua komputer Client sudah siap, persiapan dilanjutkan dengan membuatkan akun untuk semua operator di masing-masing bagian dengan hak akses sesuai dengan tugas dan kepentingannya.
Pada saat ini server aplikasi SAS 2016 telah terpasang secara on line dan secara teknis telah siap digunakan untuk transaksi. Langkah terakhir persiapan adalah memasang back up database terakhir dari pengerjaan terkini, untuk selanjutnya proses input data dan proses-proses berikutnya sudah dilakukan pada system on line. Semoga semua persiapan dapat berjalan dengan baik dan system Aplikasi SPP-SPM secara on line dapat segera di implementasikan secara penuh sesuai dengan jadwal yang direncanakan. (Andik Purwanto)