Bertempat di Ruang Sidang Gedung C lantai 3 Komplek Kemendikbud di senayan pada tanggal 15 Maret 2016 telah dilakukan kegiatan sosialisasi pemantapan pengelola persuratan berbasis IT di lingkungan Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Acara ini diadakan oleh Sub Bagian Persuratan, Bagian Tata Usaha , Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud dan di iikuti oleh 50 orang staff yang bertugas sebagai pengelola dan pelaksana persuratan di lingkungan Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Pada saat pembukaan acara Kabag Tata Usaha Bapak Suprijanto, S.IP menyampaikan bahwa Persuratan berbasis IT sudah dimulai di era Bapak Mohammad Nuh untuk dilingkungan Setjen Kemendikbud dan kemudian dilanjutkan di era Bapak Anis Baswedan. Pengembangan e-Office diperlukan sebagai salah satu upaya agar efisiensi penggunaan kertas dapat terwujud.
Pengembangan aplikasi e-office di Kemendikbud merupakan salah satu perwujudan dari transformasi proses administrasi berbasis manual ke proses administrasi berbasis elektronis dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Lebih spesifik bahwa system e-office yang dikembangkan mempunyai ruang lingkup seputar pengelolaan sistem persuratan secara digital yang mengacu kepada tata naskah di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Sistem persuratan digital mempunyai fitur-fitur dalam rangka proses digitalisasi surat fisik, proses perjalanan dan pengelolaan surat digital sesuai alur tata naskah serta system pelaporan. Sistem e-office akan terus dikembangkan lebih lanjut untuk menyesuiakan dengan perkembangan tuntutan dan kebutuhan di Kemendikbud.
Sistem e-office akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas administrasi kantor khususnya berhubungan dengan sistem persuratan. Aplikasi ini akan menghasilkan laporan yang dapat di-generate dengan cepat berdasarkan kriteria-kriteria tertentu sesuai kebutuhan. Sistem e-office juga akan meningkatkan efisiensi karena akan meminimalisasi penggunaan kertas. Sistem e-office juga mempermudah penyimpanan dan pengolahan data persuratan karena data menjadi terpusat dalam suatu database, sehingga data yang ada akan saling terhubung dan menjadi kesatuan utuh yang dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat.
Lebih lanjut Bapak Suprijanto, S.IP juga menyampikan bahwa perlu dibentuk tim IT untuk menunjang pelaksanaan system e-office. Sumber daya manusia memegang peranan utama dalam menjalankan suatu sistem, sehebat dan secanggih apapun suatu sistem tentu tidak dapat berjalan baik jika tidak ditunjang oleh pelakunya yang memang berkomitmen dan menguasai sistem serta paham bagaimana menjalankannya. Di dalam sisteme-office pelaku dalam hal ini adalah terdiri atas dua macam yaitu yang pertama tim support system yang menyiapkan dan mengawal operasional sistem. Dan yang kedua ada pengguna sebagai subyek yang menjalankan sistem persuratan.
Ketika aplikasi e-office telah diterpakan secara penuh pada suatu organisasi, maka dapat dikatakan aplikasi ini telah menjadi urat nadi birokrasi persuratan pada organisasi tersebut. Dengan penting dan vitalnya fungsi ini maka keberlangsungan sistem untuk dapat berjalan dengan baik setiap saat sangat dibutuhkan. Oleh karenanya perlu sumber daya manusia yaitu tim yang bertugas untuk mengawal dan menjaga keberlangsungan sistem ini secara terus menerus dengan konsep zero down time. Untuk aplikasi e-office di Kemendikbud ini untuk support sistem ditangani oleh tim dari Pustekom.
Aplikasi e-office dikembangkan dengan mengacu pada tata kelola organisasi dan tata naskah di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Sebagaimana kita ketahui bahwa organisasi Kemendikbud adalah dinamis, dimana sangat mungkin terjadi perubahan dan penyempurnaan secara terus menerus pada periode tertentu. Perubahan struktur organisasi akan berdampak pada perubahan tata kelola organisasi termasuk regulasi-regulasi di dalamnya, dimana termasuk yang dapat mengalami perubahan tersebut adalah mengenai tata naskah. Perubahan organisasi dan regulasi tentu saja menuntut penyesuaian pada aplikasi e-office agar selalu sesuai dan relefan untuk diterapkan.
Disisi lain perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berlangsung sangat cepat, setiap saat selalu muncul peralatan dan teknologi baru yang lebih baik lagi. Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan tentunya berkepentingan untuk selalu dapat mengikuti dan mengadopsi perkembangan teknologi tersebut untuk memberikan layanan yang baik.
Pustekom yang mengembangkan aplikasi e-office tentu dituntut untuk senantiasa mengikuti perkembangan, baik perkembangan organisasi dan regulasi maupun perkembangan teknologi. Dengan update dan pengembangan yang dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan yang akan menjamin sistem akan dapat berjalan dengan baik, selalu up to date dan relefan. (Andik Purwanto)